ماهنامه علمی - آموزشی تخصصی مدیریت تدبیر

 بی‌شک مهم‌ترین ابزار برای استفاده بهینه از فرصت‌ها و مقابله با تهدیدها در تمام عرصه‌ها، وجود اطلاعات صحیح و به‌هنگام است و روند مدیریت چنین اطلاعاتی، پروسه‌ای بلندمدت است. لذا سازمان‌های امروزی متمایل به تغییر و تحول از روند سنتی به روند الکترونیکی هستند. امروزه با ظهور فناوری‌های نوین و وابستگی سازمان‌ها به آن‌ها، سهم اسنادی که به‌ شکل الکترونیکی ایجاد می‌شوند، به‌ صورت تصاعدی در حال افزایش است. بنابراین پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، بهترین راه برای ساماندهی اسناد و اطلاعات محسوب می‌شود. هدف این مقاله، بررسی اهمیت مدیریت اسناد الکترونیکی و ارائه روشی کارآمد جهت طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد در سازمان‌ها است. امروزه نمی‌توان اسناد الکترونیکی را که غالباً حاوی اطلاعاتی حساس هستند با اصول و روش‌های کهن اسناد کاغذی سازماندهی کرد. بنابراین اهمیت مدیریت اسناد آشکار می‌شود و چنانچه این کار به‌ درستی سامان گیرد، بسیاری از مشکلات مدیریتی و برنامه‌ریزی مرتفع می‌شود.